Foto: Getty Images
Známe to všichni... Ty blbé dny, kdy se nám nedaří skloubit všechny povinnosti, schůzky, porady, emaily a soukromé záležitosti, takže si večer připadáme jako po vyčerpávající bitvě, která nemá vítěze (nebo jím alespoň nejsme my). Nekonečný seznam úkolů se navíc přesouvá do dalšího dne, což není zrovna nadějná vyhlídka. Naštěstí ale existují techniky, které vám s hektičností a neschopností soustředit se pomůžou. A my jich pro vás pár vypíchli.
Název této metody sice nezní úplně lákavě (pokud si nelibujete ve francouzské kuchyni), nicméně je hodně účinný. Den začněte splněním těch nejvíc otravných či náročných úkolů, do kterých se vám fakt nechce. Zavolat na gyndu pro výsledky. Odpovědět na e-mail protivné kolegyně. Poslat faktury. Domluvit si schůzku se šéfem kvůli zvýšení platu. Vytvořit prezentaci… Berte to jako strhnutí náplasti. Nepřemýšlejte a v duchu Nike to prostě udělejte! Když totiž začnete den snědením žáby = vyřešením obtížného úkolu, nebudete se až do večera stresovat, a naopak se budete hned od rána cítit jako vítěz!
A z Francie se přesuneme do Itálie a zkusíme pracovat, jako když se vaří. Ehm, what?! Stručně a jasně: Tahle technika využívá k organizaci práce časovač. Možná jste i vy měli kdysi dávno v kuchyni tuhle věcičku ve tvaru rajčete. A měl ho i autor této metody Francesco Cirillo, který ho používal nejen doma, ale i během svých vysokoškolských studií. Metoda Pomodoro stojí na principu pracovních úseků, které od sebe dělí krátké přestávky. Většinou se pracuje 25 minut, po kterých následuje pětiminutová pauza. Po čtyřech takových úsecích se zařadí jedna delší přestávka (obvykle 15 až 30 minut). Cíl? Soustředěnost a flow. Díky metodě Pomodoro byste se měli naučit lépe plánovat (na každý úkol je totiž fajn se dopředu připravit), více se soustředit a vlastní efektivitu vystřelit až do vesmíru.
O této metodě můžeme říct jediné: Old but gold! GTD je strategie pro efektivní správu úkolů a projektů. Její autor David Allen ji aktualizoval pro dnešní dobu a radí, co můžete udělat pro to, abyste lavinu schůzek, telefonátů, e-mailů a povinností dokázali ukočírovat a splnit. Povinnosti rozděluje do pěti fází. Tou první je sběr: Máte posbírat všechny myšlenky, úkoly a nápady a shromáždit je na jedno místo. Následuje ujasnění, jak úkoly budete plnit a kdy. Potom jednotlivé aktivity roztřiďte na různé skupiny – do kalendáře, na seznam úkolů a podobně. Za čtvrté: Revize. Pravidelně svoje seznamy, úkoly a projekty kontrolujte. Váš seznam by měl být stále aktuální. No, a v poslední fázi prostě běžte a udělejte to. Jelikož máte všechny povinnosti pečlivě roztříděné, budete přesně vědět, co, kdy a jak máte dělat. Zdá se vám to trochu chaotické? Nebojte, v knize Mít vše hotovo najdete přesný postup.
Tato technika spočívá v plánování celého dne nebo týdne v blocích, určených pro konkrétní úkoly nebo aktivity. Pomáhá soustředit se pouze na jednu jedinou věc, a naopak minimalizovat roztěkanost a neustálou snahu o multitasking. FYI: Na této metodě údajně frčí i Elon Musk. A jak to vypadá v praxi? Asi jako rozvrh hodin ve škole: 9:00 – 10:30 e-maily, 10:30 – 12:00 pokroky na novém projektu, 12:00 – 13:00 oběd s šéfovou, 13:30 – 14:30 porada týmu, 15:00 – 17:00 vlastní práce, 17:00 – 18:00 fitko. Zkrátka, zapomeňte na psaní eseje u Netflixu nebo hašení pracovních restů v pátek večer. Teď už se budete maximálně soustředit jen na to, co zrovna děláte. P.S. Pořiďte si nedatovaný plánovač, na tuhle metodu je jednoduše ideální.
Kanban pracuje s dělením úkolů do třech sloupců: 1) Udělat, 2) Probíhá a 3) Hotovo. Jelikož je účelem této metody seznam neustále aktualizovat, bude nejlepší, když to budete dělat online. Na tomto principu fungují nástroje jako třeba Trello nebo Basecamp. Skvěle se v nich udržuje i kontrola nad tím, na čem zrovna pracují ostatní členové týmu.
Jak se nezbláznit z nedokončených úkolů a nepřesouvat je z týdne na týden? Začněte aplikovat takový malý páteční rituál. Než vyrazíte z práce nebo ze školy vstříc víkendovým radovánkám, věnujte několik minut rekapitulaci a plánům. Nezapomněli jste udělat něco důležitého? Co můžete, vyřiďte hned. Co vyžaduje delší dobu, přesuňte na pondělní ráno. Krok číslo dva: Naplánujte si následující týden. Na co se musíte připravit? Komu zavolat, napsat nebo za kým zajít? Sepište si úkoly, ať vás v dalším týdnu nic nepřekvapí. Během víkendu pak můžete naprosto vypnout, na nic nemyslet a nic neřešit. A ze spaní už vás budou budit jen šmátravé ruce vašeho spolunocležníka.
A to nejlepší na konec. Máte udělat něco, co vám zabere méně než dvě minuty? Pak to udělejte hned. Nikam to nezapisujte, nikomu to neříkejte. Prostě. To. Udělejte!
