Vyladit time management k dokonalosti? Jak prosté, milý Watsone…

Blížíce se Vánoce = klesající chuť k práci. Víme, co s tím. Zn.: Bezbolestně.
Text: Anna Basiková 2. listopadu 2022

Foto: Getty Images

Být vždy produktivní, organizovaní, spolehliví, chodit včas, zbytečně neprokrastinovat, ale také neodpovídat na e-maily v noci nebo s týdenním zpožděním… A co vaše dokonalé já? Pokud se vám výše zmíněné stále nedaří, možná za to může jenom špatně nastavený rozvrh hodin. Nakopnout produktivitu vám zároveň s tím pomůže i vychytávka, o níž jste už jistě párkrát slyšeli. Dámy a pánové, přivítejte time management! O co jde? Balíček obsahuje sadu postupů, doporučení a především nástrojů pro efektivní plánování času, a to včetně přidělování práce, stanovování cílů, analýzy času, monitoringu a nastavování priorit. Pokud tohle nezvládáte, pak se úplně klidně může stát, že sice prosedíte osm hodin denně u počítače, ale zdaleka neuděláte tolik práce, kolik byste měli nebo chtěli.

„Známe to všichni, snažíme se pracovat a tu vyskočí oznámení, že přišel e-mail. Koukneme, kdo nám píše, a vida… upozornění na akci na našem oblíbeném e-shopu. O hodinu později se vracíme k práci, netušíme, kde jsme přestali, a můžeme začít od začátku,“ dává typický příklad z praxe Margareta Křížová, která pomáhá podnikatelům nastartovat jejich projekty. Náš další problém? „Rozhodně zanedbaná energie. Práce se kupí a to první, co obětujeme, je dobíjení baterek. Zkuste si nastavit hranice, přes které nepůjdete. Je fajn mít skvěle zorganizované úkoly, ale pokud na jejich provedení nemáte šťávu, je to k ničemu,“ upozorňuje Daniel Gamrot, odborník na osobní produktivitu.

Sova, nebo skřivan?

Abyste úkoly plnili rychleji než položky na vašem sexuálním bucket listu, musíte vědět, kdy se na práci nejlépe soustředíte. Ráno se vám špatně vstává, bez kafe nedáte ani ránu a do pracovního zápřahu se dostáváte až s prvním small talkem v kuchyňce? Pak si na dopoledne neplánujte nic náročného a po probuzení vyřiďte opravdu jen to nejnutnější. „Někdo je naopak ráno nejvýkonnější a zvládne lépe úkoly, které vyžadují čerstvou energii a ostrou mysl. Tělo ani hlavu neošálíte, a pokud se skřivan nutí k soustředění po desáté večer, nebude to fungovat,“ vysvětluje poradkyně Křížová. Jak to ale zjistit? Rozdělte si den na několik časových úseků (brzy ráno, dopoledne, po obědě, odpoledne, večer, v noci) a sledujte, kdy vám jde práce nejlépe od ruky. Zapisujte si míru koncentrace na škále 1 (úplná katastrofa) až 10 (naprosto perfektní).

Nastavte si reálné cíle a najděte si rytmus, který odpovídá vaší povaze. Nutit se do něčeho, k čemu nemáte předpoklady, nemůže fungovat dlouho.

V zenu a s proškrtaným to do listem

Začněte tím, že si nastavíte svoje osobní cíle. Kolik práce potřebujete denně udělat? Na kolik e-mailů musíte odepsat a kolik telefonátů vyřešit? „Vytvořte si jednoduchou rutinu, kdy aktivity budete plánovat, ale zároveň i zpětně vyhodnocovat. Nenechte se pohltit nedůležitými věcmi či přemírou operativy. A nezapomínejte, že priority nemáte jen v práci, ale i mimo ni,“ radí Daniel Gamrot. „Vyřiďte nejdříve to, co hoří, a pak to, do čeho se vám nechce – čili systém: sněz tu žábu,“ říká byznys mentorka Křížová a naráží na stejnojmennou knihu jednoho z největších expertů ve sféře osobní efektivity, Briana Tracyho. Skvěle poslouží i metoda GTD (Getting things done), o které napsal knihu s názvem Mít vše hotovo David Allen. Ten vás zase naučí, jak na nic nezapomínat a mít čistou hlavu.

Stejně tak můžete povinnosti třídit do kategorií: dnes, do konce týdne, tento měsíc, někdy v budoucnu. Do poslední kategorie si zapisujte jakékoliv nápady nebo revoluční myšlenky, které momentálně nemají prioritu, ale chcete se nad nimi ještě zamyslet – a pak je buď smažte, nebo přesuňte do kolonky s časovým omezením.

Jednoduchá pravidla pro začátečníky

„Každý si musí najít rytmus odpovídající povaze své práce. Byla by škoda přijít o klienty nebo zakázky jen kvůli neochotě odpovídat na zprávy,“ upozorňuje Křížová. Petra Lachnittová doporučuje odpovídat na více e-mailů najednou a nezdržovat se s každým zvlášť, pokud to jde. „Malé úkoly s podobnou charakteristikou je dobré spojovat,“ říká. Neskákejte z jedné věci na druhou a zase zpátky. Mozek multitasking nezvládá.

Někdy to s plněním povinností přeháníte? Na to funguje jednoduché pravidlo: Pracujte v kratších časových úsecích a poté si dejte přestávku. Například 50 minut práce + 10 minut přestávka. „Během pauzy byste měli vypnout. Třeba tak, že si uděláte kávu nebo odnesete kolegyni dokumenty. Ve výsledku toho stihnete stejně, ale nebudete na konci dne zcela bez energie,“ radí lektorka Lachnittová.

Dělá vám problém se soustředit a prokrastinace je vaše besties? Pak nastala možná ta správná chvíle se zamyslet, zda práce, kterou děláte, je pro vás ta pravá. A jedna rada na závěr: Nenechte se time managementem vystresovat. Nejdřív najděte problém, potom se ho pokuste odstranit a až úplně nakonec se začněte učit nové metody. A přestože má všechno svůj čas, nezapomeňte, že právě tato vzácná veličina není neomezená. *Mrk!*

Objednejte si předplatné Cosmopolitan

Předplatné